Elektronizacja akt

Obecnie dokumentację pracowniczą pracodawcy przechowują w formie papierowej. Od stycznia 2019 r. będą oni mogli decydować w jakiej formie chcesz ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Uzyskają oni także prawo do zmiany wcześniej przyjętej formy przechowywania akt pracowniczych.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze podmiot zatrudniający będzie przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Będzie miał na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca może ale nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą (rozpoczyna się 12 miesięczny termin na zniszczenie)

Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe (pracodawca nie może zachować dokumentów).

Ważne! Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie.

Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. zakład pracy może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko pod warunkiem spełnienia dodatkowych warunków, które wynikają z przywołanej wyżej ustawy tj. do ZUS zostanie przekazane:

• oświadczenie (ZUS OSW) oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA).

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. trzeba przechowywać przez okres 50 lat.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty

Jeśli pracodawca chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musi przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

W dokumencie tym oświadcza się, że przekaże się raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja. Można także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Dokumentem, który należy przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Raport składa się za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Jakie są terminy na złożenie raportu ZUS RIA?

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy przez pracownika i wyrejestrowania go z ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli płatnik złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien zostać przekazany:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo od nowego roku zakład pracy będzie miał obowiązek:

• przekazać ten dokument pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej,
• po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny można złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Dane które przekazuje w raporcie informacyjnym ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA podaje się dane, które obejmują:

• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

W raporcie informacyjnym ZUS RIA wykazuje się jedynie te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

WAŻNE!
Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej – z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów.

Po 31 grudnia 2018 r. nadal trzeba przechowywać dokumentację zawierającą ww. dane przez okres 50 lat  i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, jest to okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych

Jeśli podmiot zatrudniający nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustalamy podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u Ciebie.

WAŻNE!
Dokumenty pracownika będzie trzeba przechowywać nadal przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy, w każdym przypadku gdy:

• został on zgłoszony po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz zakład pracy nie przekazał za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,
• został on zgłoszony do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie w danej firmie po 31 grudnia  1998 r.)
• wykonywał pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Co pracodawca przekazuje pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA?

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo zakład pracy powinien pouczać pracownika o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Zleceniodawca powinien przekazać zleceniobiorcy:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Jakie informacje przekaże ZUS?

Niezależnie od pracodawcy – ZUS również poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. Zrobi to:

• w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS,
• wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez zakład pracy do ZUS – jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika, ZUS poinformuje również o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
• konieczności wystąpienia do byłego pracodawcy jako płatnika składek o wydanie:
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również niezależnie od zleceniodawcy, ZUS poinformuje o:

• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
• złożeniu przez pracodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu udostępnimy również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Zmiany w bieżąco składanych dokumentach

Jeśli zakład pracy przekaże ZUS raporty informacyjne, nie oznacza to, że nie będzie przekazywał danych za swoich pracowników za lata następne.

Na bieżąco, począwszy od 1 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, pracodawca będzie przekazywał w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA.

Natomiast informację o sposobie rozwiązania – wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego podmiot zatrudniający przekaże na formularzu ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Nowy dokument – imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA

Bez względu na to, w jakim charakterze zakład pracy zatrudnił pracownika, powinien on przekazywać za niego do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA, dalej zwany jako imienny raport miesięczny ZUS RPA. Raportu tego nie trzeba przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym:

• wypłaci się zatrudnionej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. gdy wypłaci się w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłaci się zatrudnionej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• zatrudniony wykonywał pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Z formularza ZUS ZWUA, na którym wyrejestrowuje się pracownika z ubezpieczeń społecznych ZUS pozyska informację o sposobie rozwiązania – wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego, gdyż w dokumencie tym zostanie dodany nowy blok V, który będzie właśnie informował o poruszonej kwestii.

Natomiast w druku ZUS DRA zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu
w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym będzie się rozliczać:

• składki na ubezpieczenia społeczne
• składki na ubezpieczenie zdrowotne
• składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych
• wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

Zmiany w Programie Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)

Program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS PRA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna.

W programie dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania. Dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone także reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy. W PP zostanie także dodany komunikat, który będzie informował o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA.

Zostanie także w tym zakresie dostosowana aplikacja ePłatnik, która dedykowana jest dla płatników składek, którzy zatrudniają do 100 pracowników.

ZUS dostosuje także profil płatnika na PUE. Na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW. Również zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których pracodawca złożył dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobiono. Jednocześnie ubezpieczony poprzez platformę PUE będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA.

Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do zmian obowiązujących od stycznia 2019 r.

W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją konieczne jest dostosowanie programów kadrowo-płacowych. Ustawa wprowadziła zakres nowych danych jakie płatnik będzie przekazywał do ZUS co miesiąc.

Zatem jeśli program, z którego zakład pracy korzysta nie ewidencjonuje wymaganych ustawą danych, należy w tym zakresie go dostosować.

Źródło: www.zus.pl